איך בונים חוזה עבודה ב-Clockey בחמישה צעדים

חוזה עבודה ב-Clockey הוא סט הכללים שלפיו המערכת מחשבת את השעות של עובד מתוך דיווחי הכניסה והיציאה שלו: מה התקן, מתי מתחילות שעות נוספות ובאיזה תעריף, כמה מנכים להפסקה ומה קורה בשבת, בחג וביום מחלה. בלי חוזה המערכת רושמת נוכחות, אבל לא יודעת כמה שעות לשלם. מגדירים את החוזה פעם אחת, ומאז השעות לשכר מחושבות לפיו בכל חודש.

לפני שמתחילים

חוזה לפי תקן או חוזה משמרות

יש שתי דרכים לבנות חוזה, וכדאי לבחור ביניהן לפני שפותחים את האשף:

• חוזה ללא משמרות (לפי תקן) מתאים לעובדי משרד ולשעות גמישות. מגדירים תקן יומי, שבועי או חודשי, והשעות הנוספות נגזרות ממנו.
• חוזה משמרות מתאים לעבודה לפי סידור, למשל בוקר, ערב ולילה בשעות קבועות. ההפסקות, התקן והתעריפים נקבעים בתוך כל משמרת.

ברגע שמוסיפים משמרות בשלב "משמרות", ארבעה שלבים נעלמים מהסרגל של האשף: "הפסקות", "תקן שבועי חודשי", "שעות נוספות" ו"סופי שבוע וחגים". ההגדרות שלהם עוברות לתוך המשמרות.

למי החוזה חל

בשדה "סוג תחום" בוחרים אם החוזה חל על כל החברה, על מחלקה או על עובד מסוים. חוזה אישי גובר על חוזה המחלקה, וחוזה המחלקה גובר על חוזה החברה. ברוב העסקים מספיקים חוזה חברה אחד, חוזי מחלקה לקבוצות עם תנאים אחרים, כמו עובדי משמרות, וחוזה אישי רק ליוצאי דופן.

חמישה צעדים לחוזה הראשון

1. פותחים חוזה חדש

בתפריט "תפעול" נכנסים ל"חוזי עבודה" ולוחצים "חוזה חדש". בשלב "פרטי תבנית" נותנים לחוזה שם, למשל "עובד מלא", כותבים תיאור קצר, בוחרים "סוג תחום" וקובעים "תאריך תחילת תוקף". לחוזה הראשון בוחרים "חברה".

טיפ: את סוג התחום אי אפשר לשנות אחרי השמירה, לכן כדאי להחליט עליו כבר עכשיו.

2. מגדירים את השעות

בחוזה לפי תקן עוברים על השלבים "הפסקות", "תקן שבועי חודשי", "שעות נוספות" ו"סופי שבוע וחגים". האשף נפתח עם ערכים שמתאימים לרוב המעסיקים בישראל, כך שבחוזה בסיסי כמעט אין מה לשנות:

• תקן של 8.6 שעות ביום, 43 שעות בשבוע ו-182 שעות בחודש.
• שעות נוספות ב-125% לשעתיים הראשונות וב-150% מעבר להן, עד 80 שעות נוספות בחודש.
• הפסקה אוטומטית של 30 דקות אחרי 6 שעות עבודה.
• עיגול של 5 דקות בכניסה וביציאה, ו-10 דקות חסד.
• 150% בשבת ובחג, וגמול מנוחה שבועית פעיל.
• 8 שעות ליום מחלה, חופשה ומילואים.
• השלמת חוסר שעות מהתעריף הגבוה ביותר.

בחוזה משמרות עובדים על רשת ימי השבוע בשלב "משמרות": לוחצים על יום כדי להוסיף משמרת, גוררים משמרת מיום ליום ומשכפלים אותה לימים נוספים. לכל משמרת קובעים "סוג משמרת" (לפי שעות, לפי תקן או ידני), שעות תקן, הפסקות, עיגול ומדרגות תעריף.

טיפ: מאז 2018 שבוע העבודה הרגיל ברוב המשק הוא 42 שעות. אם זה ההסדר אצלכם, עדכנו את התקן השבועי ל-42 לפני השמירה.

3. קובעים מניעת דיווח והיעדרויות

בשלב "מניעת דיווח" אפשר להגדיר ימים וחלונות שעות שבהם העובד לא יכול לדווח נוכחות מהאפליקציה, למשל בלילות או בסופי שבוע. זה שלב רשות. בשלב "העדרויות וחריגים" קובעים כמה שעות נזקפות ליום מחלה, חופשה ומילואים ואיך משלימים חוסר שעות. בסוף לוחצים "שמור חוזה".

טיפ: בשדה "חוסרים בדיווח" בוחרים מה קורה כשעובד שכח לדווח: היום יסומן כהיעדרות או כחופשה, או שהכניסה והיציאה יושלמו לפי התקן בסוף היום.

4. משייכים את החוזה לעובדים

חוזה חברה וחוזה מחלקה חלים אוטומטית על העובדים שבתחום שלהם. חוזה אישי משייכים מכרטיס העובד: ב"עובדים" פותחים את העובד לעריכה, ובשדה "תבנית חוזה" בוחרים חוזה, גרסה ותאריך תחילה. בכרטיס מופיע גם "חוזה נוכחי", כלומר החוזה שחל על העובד היום.

טיפ: אפשר לתזמן חוזה לתאריך עתידי, למשל לעובד שעובר מחלקה בתחילת החודש הבא, ולבטל את התזמון אם התוכנית משתנה.

5. בודקים בדוח השעות

פותחים את "דוח שעות עובדים" לחודש הנוכחי ובודקים שהשעות לתשלום, השעות הנוספות לפי מדרגה, ההפסקות והחוסרים יצאו כמו שציפיתם. אם משהו לא מסתדר, עורכים את החוזה. כל עריכה שומרת גרסה חדשה מהתאריך שבוחרים, וחודשים שכבר חושבו נשארים כמו שהם.

טיפ: חודש שננעל במסך נעילת חודש לא מחושב מחדש גם אם החוזה השתנה, לכן כדאי לבדוק את הדוח לפני הנעילה.

שלוש דוגמאות מהשטח

תרחיש	איך מגדירים
משרד, חמישה ימים, שכר חודשי	חוזה חברה בלי משמרות, עם ברירות המחדל: 8.6 שעות ביום, 182 בחודש, 125% ו-150%, הפסקה של 30 דקות אחרי 6 שעות. ימי סוף השבוע: שישי ושבת.
משמרות במפעל או במסעדה	חוזה מחלקה עם משמרות "לפי שעות": בוקר 06:00-14:00, ערב 14:00-22:00 ולילה 22:00-06:00 עם "יציאה למחרת". בכל משמרת 8 שעות תקן, הפסקה אוטומטית, עיגול לגבולות המשמרת בחריגה ומדרגות תעריף.
עובד שעתי בלי החתמה	חוזה אישי עם משמרת מסוג "ידני". המנהל מזין את השעות, והמערכת לא מחשבת אותן מכניסה ויציאה. מתאים לפרילנסרים ולעובדי שטח.

שימו לב

• כדי לשנות את סוג התחום של חוזה קיים, צרו חוזה חדש עם התחום הנכון.
• לפני שמוחקים תבנית, העבירו את העובדים המשויכים אליה לחוזה אחר.
• לעובד יש חוזה פעיל אחד בכל רגע. לפני שיוך חדש סגרו את הקודם, או תזמנו את החדש לתאריך עתידי.
• לכל מחלקה יש חוזה פעיל אחד. כשהתנאים משתנים, ערכו אותו וקבעו מתי הגרסה החדשה נכנסת לתוקף.
• במדרגות תעריף הקפידו שהטווחים לא יחפפו ושלכל מדרגה, חוץ מהאחרונה, יהיה ערך ב"עד שעה".

אפשר לראות את אשף החוזים בהדגמה קצרה עם הצוות שלנו. לתיאום הדגמה