איך בונים סידור משמרות הוגן

בעסק שעובד במשמרות, כמו מסעדה, רשת קמעונאות, מוקד שירות, מפעל או חברת אבטחה וניקיון, סידור העבודה קובע איך ייראה השבוע. סידור טוב דואג שיהיו מספיק אנשים בכל משמרת בלי לפוצץ את תקציב השכר, והעובדים יכולים לתכנן סביבו את החיים שלהם. סידור גרוע מייצר חוסרים ושעות נוספות מיותרות, ואחרי כמה חודשים גם עובדים שעוזבים.

הרבה מנהלים עדיין בונים את הסידור באקסל, אוספים אילוצים בהודעות וואטסאפ ומפרסמים צילום מסך בקבוצה של הצוות. כל עוד הצוות קטן, זה מחזיק. כשהוא גדל ונפתח עוד סניף, דברים מתחילים ליפול בין הכיסאות.

מתחילים מהעומס

לפני ששמים שמות במשבצות, בונים תבנית: כמה אנשים צריך בכל משמרת, בכל יום, ובאיזה תמהיל של תפקידים. היעזרו בנתונים מהחודשים הקודמים, כולל עונות עמוסות ואירועים מיוחדים. תבנית טובה פותרת מראש את רוב ההתלבטויות, כי כשמגיעים לשבץ אנשים כבר ברור כמה מקומות צריך למלא.

איסוף אילוצים

קבעו מועד קבוע להגשת אילוצים, למשל עד יום רביעי בשבוע שלפני, ובקשו מהעובדים להבחין בין אילוץ להעדפה. "לא יכול" ו"מעדיף שלא" הם שני דברים שונים, וכשהכול מוגש כאילוץ, לא נשאר לכם עם מה לעבוד.

אם צריך, הגבילו את מספר האילוצים שכל עובד יכול להגיש, כדי שהמשמרות הפחות מבוקשות לא ייפלו תמיד על אותם אנשים. ודאגו שכל האילוצים יגיעו דרך ערוץ אחד. אילוץ שנאמר בשיחת מסדרון או נשלח בהודעה פרטית למנהל המשמרת נוטה להיעלם עד שמגיע הזמן לבנות את הסידור.

בניית הסידור

משמרות לילה, סופי שבוע וחגים צריכים להיות מחולקים בהגינות בין כל העובדים. כשהרוטציה שקופה, שומעים הרבה פחות "תמיד אני". עקבו אחרי החלוקה לאורך כמה חודשים, כי בכל שבוע בודד מישהו ירגיש שקיפחו אותו.

את המנוחה השבועית בודקים ראשונה: לכל עובד מגיעות 36 שעות רצופות של מנוחה לפחות. אחריה בודקים שעות נוספות. הן משולמות ב-125% וב-150% ויש להן תקרות יומיות ושבועיות, כך שסידור שמייצר שעות נוספות כל שבוע הוא סידור יקר. אל תשבצו משמרות כפולות או רצפים ארוכים של ימי עבודה, כי הם מייצרים שעות נוספות שאפשר היה לחסוך.

תנו לעובדים זמן מנוחה סביר בין משמרת למשמרת. עובד ששובץ לבוקר מיד אחרי משמרת לילה מגיע עייף ונוטה יותר לטעויות.

שינויים של הרגע האחרון יהיו, אז כדאי להיערך אליהם מראש. החזיקו רשימה של עובדים שזמינים להחלפה, ותנו לעובדים להציע החלפות ביניהם באישור מנהל. כך הודעה של עובד חולה ביום ראשון בבוקר לא הופכת למשבר.

אחרי שהסידור מוכן

ככל שמפרסמים מוקדם יותר, יש פחות ביטולים. שלחו לכל עובד הודעה עם המשמרות שלו. כשכל אחד מחפש את עצמו בטבלה כללית, מישהו בסוף מפספס משמרת. וכל שינוי צריך להגיע לעובד מיד, עם התראה.

בסוף השבוע השוו בין מה שתוכנן למה שקרה. איחורים, היעדרויות ושעות חריגות מראים איפה צריך לשפר את הסידור הבא.

טעויות נפוצות

• בונים את הסידור מהראש, בלי נתונים על העומס.
• מתעלמים מאילוצים שעובדים הגישו. אחרי פעם או פעמיים הם מפסיקים להאמין בתהליך.
• משנים ברגע האחרון ולא מתעדים את השינוי.
• אין קשר בין הסידור לשעון הנוכחות, ולכן אי אפשר לדעת מי הגיע למשמרת ומי לא.
• רק אדם אחד יודע לבנות את הסידור ואין לו מחליף, אז כשהוא בחופשה הכול נתקע.

ב-Clockey העובדים מגישים אילוצים מהאפליקציה, והמנהל בונה את הסידור על תבניות משמרות לפי תפקידים וסניפים. המערכת מתריעה על חוסר בכיסוי, על פגיעה במנוחה השבועית ועל משמרות שצפויות לייצר שעות נוספות, ואחרי שהסידור מתפרסם אפשר להשוות בדוחות בין המשמרות שתוכננו לשעות שנרשמו בשעון הנוכחות.

המאמר נועד למידע כללי בלבד ואין לראות בו ייעוץ משפטי. בשאלה על מקרה מסוים מומלץ לפנות לעורך דין או ליועץ שכר.